Recruiting Ansätze
Martin Koch
Hartnäckig hält sich in einigen Köpfen ja immer noch die Meinung, dass eine unbesetzte Stelle letztendlich zu einem besseren Unternehmensergebnis führt, da man sich schließlich Personalkosten spart. In diesem Beitrag wollen wir diesen häufig geäußerten Trugschluss entkräften und aufzeigen, dass in Wirklichkeit die unbesetzte Stelle Kosten verursacht.

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Es gibt zwei Möglichkeiten, warum eine Stelle besetzt werden muss. Entweder gab es einen Abgang (Nachbesetzung), oder die Geschäftsführung hat entschieden, eine Stelle neu zu schaffen (Neubesetzung). Für unsere weitere Argumentation ist der Grund der Personalsuche egal, wichtig ist, dass die Unternehmensführung entschieden hat, ich brauche Personal, an dieser Stelle, mit jener Qualifikation, Erfahrung und Persönlichkeit. Je nachdem wo die Stelle auf gehangen ist, werden durch die Vakanz mehr oder weniger Kosten durch folgende Gründe verursacht:

Auswirkungen auf das Team:
Es liegt auf der Hand, dass das Fehlen eines Teammitgliedes für die übrigen Kollegen Mehrarbeit verursacht. Dies bedeutet Überstunden und ruft in der Regel Unzufriedenheit hervor. Die so entstehenden „Kosten“ steigen in Abhängigkeit zur Dauer der Vakanz überproportional, je länger die Stelle unbesetzt bleibt, umso höher ist der „Frust“ in der Abteilung. Produktivitätseinbrüche, Krankheit und Abwanderungen sind die Folgen. Eine perfekt Überleitung zum Punkt zwei.

Qualität:
Wenn man nur Ressourcen für 80% hat, aber 100% liefern soll, so bleiben gewisse Aufgaben auf der Strecke, bzw. müssen durch andere Mitarbeiter aufgeholt werden. In der Folge sinkt dann sogar die Qualität der noch geleisteten 80%, den das Ergebnis der eigenen Arbeit leidet unter dem ständigen Versuch, alles irgendwie hinzubekommen. Ein Qualitätsverlust ist hier unausweichlich.

Kapazitäten & Produktivität:
Fehlen Mitarbeiter, so ist es ja nur logisch, dass auch nicht so viel produziert werden kann. Hier geht es nicht nur um Bereiche, wie z.B. Produktion, sondern in allen Abteilungen wird ein Personalmangel dazu führen, dass die eigentlich angedachte Arbeit für die Abteilung nicht geleistet werden kann. Die so fehlenden Kapazitäten wirken sich darüber hinaus mittelfristig auch auf die Produktivität der verbliebenden Mitarbeiter aus.

Umsatz:
All die aufgeführten Punkte werden sich auch auf den Umsatz eines Unternehmens auswirken. Frustrierte Mitarbeiter, abnehmende Qualität sowie nicht erledigte Aufgaben sind sicherlich keine Faktoren, die ein Unternehmen weiter auf Wachstumskurs halten. Dies gilt neben objektiven Auswirkungen auf Qualität und Ausbringungsmenge insbesondere auch für „weiche“ Faktoren, wie Servicebereitschaft, Engagement und Kundenzufriedenheit. Während die Ausbringung nach dem „Stopfen“ personeller Löcher schnell wieder hochgefahren werden kann, sind Auswirkungen auf die genannten „weichen Faktoren“ nur sehr langsam und mit viel Aufwand wieder aufholbar.

Nachdem nun die möglichen Auswirkungen einer nicht besetzten Stelle dargestellt worden sind, stellt sich die Frage, wie, bzw. ob man dies überhaupt, in „harten“ betriebswirtschaftlichen Zahlen abbilden kann. In der Literatur findet sich durchgängig eine Formel zur Berechnung der „Cost of Vacany“. Diese Berechnung ist das Produkt aus Bruttoarbeitslohn am Tag, mal vakante Tage der Position (Time to Hire), mal einem Faktor (1,2 oder3) welcher die Wichtig- und/oder Notwendigkeit der vakanten Position für das Unternehmen widerspiegeln soll.

Diese Formel spiegelt aber aus unserer Sicht, nicht die am Anfang des Artikels erwähnten Probleme, einer unbesetzten Stelle wider. Daher kann und darf dies nur ein Annäherungswert sein, welcher maximal als Argumentationsgrundlage für die Entscheidungsträger dienen kann. Wichtiger ist es, auch wenn man es oft nicht in harte Zahlen packen kann, den Verantwortlichen die  Auswirkungen und Folgen einer nicht besetzten Stelle, mit plausiblen, nachvollziehbaren und vor allem auf die individuelle Stelle abgestimmte Risiken hinzuweisen.

Zusammenfassend kann man sagen, dass es, wie immer, wenn es um Menschen und Personal geht, schwierig ist, dies in harte Zahlen zu packen. Ähnlich wie bei den Themen Motivation, Identifikation mit dem Unternehmen etc. gelingt es auch bei den „Cost of vacany“ nicht richtig dies in Zahlen abzubilden, deswegen heißt es aber noch lange nicht, dass sie nicht wichtig sind.

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